Foaie de parcurs ANAF 2026: ce trebuie să conțină. Ghid complet

Foaia de parcurs este documentul cheie prin care firmele și PFA-urile din România justifică în fața ANAF cheltuielile cu autoturismele. Dacă lipsește sau e incompletă, inspectorul te poate respinge deducerea de combustibil, întreținere și amortizare. Iată exact ce trebuie să conțină.

În controale fiscale, foaia de parcurs incompletă este motivul nr. 1 pentru care ANAF refuză deducerea cheltuielilor auto. Nu pentru că nu s-a făcut deplasarea — ci pentru că nu s-a documentat corect.

Cadrul legal

Obligația ține de Codul fiscal (Legea 227/2015) și de regulile contabile din OMFP 1802/2014. Pe scurt, articolul 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal limitează deducerea cheltuielilor cu autoturismele la 50%, cu excepția cazurilor în care vehiculul este folosit exclusiv în scopul activității economice — caz în care se cere foaie de parcurs detaliată pentru justificare.

În plus, Legea 319/2006 (sănătatea și securitatea muncii) cere foaie de parcurs pentru angajații care conduc în interes de serviciu. Adică foaia nu e doar pentru ANAF — e și pentru ITM.

Elementele obligatorii ale foii de parcurs

Conform practicii fiscale curente și recomandărilor CECCAR, o foaie de parcurs conformă trebuie să conțină minim următoarele:

1. Identificarea vehiculului

• Marca, modelul și numărul de înmatriculare
• Anul de fabricație și capacitatea cilindrică
• Tipul combustibilului
• Norma de consum (L/100 km) — folosită la calcul

2. Identificarea șoferului

• Numele și prenumele complet
• Funcția (dacă e angajat)
• CNP sau marca personală (la firme mai mari)
• Semnătura — pe versiunea tipărită

3. Perioada acoperită

Foaia poate fi zilnică, săptămânală sau lunară. Practica majoritară pentru PFA și SRL mic este foaia lunară, cu detalierea fiecărei curse în interior.

4. Detalierea curselor

Pentru fiecare deplasare se completează:

5. Total km lună

Cumulul kilometrilor parcurși în perioada acoperită. Este baza pe care se calculează consumul.

6. Consum combustibil

• Total litri alimentați în perioadă (atașat: bonuri de combustibil)
• Consum efectiv (L/100 km) = (litri × 100) / km
• Compararea cu norma și justificarea diferențelor

7. Semnături

Foaia se semnează de șofer și, dacă este angajat, de administratorul sau reprezentantul legal al firmei. Versiunea digitală cu semnătură electronică calificată este acceptată din 2023.

Exemplu de foaie de parcurs completată

O foaie corectă arată cam așa:

Cele mai frecvente greșeli

1. Rută vagă — „deplasare Bucuresti-Ploiești" nu e suficient. Trebuie scop concret și adrese.
2. Kilometraj inconsistent — km de pe foaie nu se potrivesc cu km de pe ITP sau RAR.
3. Consum nerealist — diesel mic cu 12 L/100 km consum în foaie ridică steagul.
4. Foi completate retroactiv — toate la fel, scrise în aceeași seară, cu același pix. Inspector vede.
5. Lipsa bonurilor — bonurile de combustibil trebuie atașate sau cel puțin centralizate într-un registru.
6. Lipsa semnăturii — fără semnătură, foaia e nulă.

Foaie pe hârtie sau digitală?

Ambele sunt valide. Forma digitală este acceptată dacă:

• Conține toate elementele de mai sus
• Poate fi tipărită la cererea inspectorului
• Are istoric de modificări (audit trail), pentru a dovedi că nu a fost editată retroactiv
• Are semnătură electronică sau este generată dintr-un sistem automatizat (GPS) — caz în care nu mai necesită semnătură pe fiecare cursă

Aplicații precum FoaieLive generează foaia digitală automat, conformă cu cerințele ANAF, cu istoric GPS care dovedește că nu a fost completată retroactiv.

Cât timp se păstrează foaia de parcurs?

Conform regulilor de arhivare contabilă, 10 ani. La fel ca facturile și restul documentelor primare. Dacă o pierzi și ANAF te verifică pe perioada respectivă, ai problemă.

Concluzii

Foaia de parcurs e simplă în teorie și obositoare în practică. Detaliile contează: 1 km lipsă pe lună, în 10 ani devine o sumă pe care inspectorul o respinge. Cel mai bun mod de a fi sigur că totul e corect este să o generezi automat, cu o aplicație care înregistrează GPS-ul și calculează singură.

Articole conexe